在開展ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)審核工作時，如果對企業(yè)內(nèi)審活動的審核存在不足，會造成企業(yè)內(nèi)審工作質(zhì)量下降，影響企業(yè)QMS運(yùn)行的有效性。下面筆者以某企業(yè)內(nèi)審中開具的一個不符合項(xiàng)，舉例說明企業(yè)QMS內(nèi)審活動中存在的問題，并借此強(qiáng)調(diào)需對受審核方內(nèi)審活動予以關(guān)注。
在某次針對生產(chǎn)企業(yè)的內(nèi)部審核時，內(nèi)審員開出以下不符合項(xiàng)：基地9號展廳2層會議室裝修竣工驗(yàn)收報告不符合國家標(biāo)準(zhǔn);抽取基地自行車柵改造項(xiàng)目，竣工驗(yàn)收報告不符合國家標(biāo)準(zhǔn)，不符合《建筑工程資料管理規(guī)程》。筆者認(rèn)為這次審核存在以下問題：
一、 內(nèi)審員對法規(guī)不了解
1.法規(guī)標(biāo)識不準(zhǔn)確
我國目前運(yùn)行的《建筑工程資料管理規(guī)程》有多個地方標(biāo)準(zhǔn)，審核員應(yīng)書寫成“DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》”，以適用北京地區(qū)。
2. 法規(guī)適用性不當(dāng)
依據(jù)DB11/T 695-2017 《建筑工程資料管理規(guī)程》1.0.2條款關(guān)于“本規(guī)程適用于北京市行政區(qū)域內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建建筑工程資料的管理”的要求，可以判定《建筑工程資料管理規(guī)程》的適用對象是“改、擴(kuò)、建”項(xiàng)目。“改、擴(kuò)、建”與“裝修”的基本區(qū)別在于：“改、擴(kuò)、建”施工前應(yīng)得到規(guī)劃部門的批準(zhǔn);而“裝修”不需要規(guī)劃部門的批準(zhǔn)。
依據(jù)DB11/T 695-2017 《建筑工程資料管理規(guī)程》3.0.8 條款關(guān)于“建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前，提請城建檔案對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，取得《建設(shè)單位竣工檔案預(yù)驗(yàn)收意見》，列入城建檔案管理部門接收規(guī)范圍的工程檔案，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后6個月內(nèi)移交”的規(guī)定，DB11/T 695-2017 《建筑工程資料管理規(guī)程》不適用本次內(nèi)審企業(yè)的維修工作，用“不符合項(xiàng)”不妥當(dāng)。
二、 內(nèi)審員對ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)理解不透徹
1.不符合項(xiàng)不規(guī)范
既然企業(yè)內(nèi)審包括ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)，就不能違反ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)要求。內(nèi)審員開出不符合項(xiàng)應(yīng)寫明不符合，寫成“不符合《建筑工程資料管理規(guī)程》的要求”，過于籠統(tǒng)，不能讓受審核部門自己去找不符合的條款去。
2.內(nèi)審活動應(yīng)尊重企業(yè)管理規(guī)定
以“不符合《建筑工程資料管理規(guī)程》的要求”為例，內(nèi)審員應(yīng)首先關(guān)注企業(yè)有無內(nèi)部的相關(guān)管理規(guī)定，如果企業(yè)內(nèi)部沒有相關(guān)的管理規(guī)定，而直接讓部門執(zhí)行法規(guī)要求存在不妥。
各類法規(guī)均是標(biāo)準(zhǔn)性要求，沒有明確企業(yè)內(nèi)部“5W1H”的內(nèi)容，沒有職責(zé)分配，直接執(zhí)行法規(guī)要求，不符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)5.3條款關(guān)于“最高管理者應(yīng)確保組織相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限得到分配、溝通和理解”的要求。
3.對內(nèi)審活動不了解
在內(nèi)審活動中，應(yīng)存在以下幾個方面：
(1)存在“符合”與“不符合”情況
符合是指審核證據(jù)符合審核準(zhǔn)則。例如：產(chǎn)品終檢合格后，放行銷售，符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)8.6條款關(guān)于“在策劃的安排已圓滿完成之前，不應(yīng)放行產(chǎn)品”的要求。
不符合是指審核證據(jù)與審核準(zhǔn)則存在不符合時，可以提出不符合項(xiàng)并要求整改。例如：產(chǎn)品未做檢驗(yàn)就放行予以銷售，不符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)8.6條款關(guān)于“在策劃的安排已圓滿完成之前，不應(yīng)放行產(chǎn)品”的要求。
(2)存在與準(zhǔn)則符合性以外的情況
沒有不符合——沒有發(fā)現(xiàn)與準(zhǔn)則存在不符合情況。例如：使用模具來生產(chǎn)批量沖壓件時，質(zhì)量大綱只提出首、未件檢驗(yàn)和過程抽查的檢驗(yàn)方式，過程中的沖壓件不是100%檢查，就是“沒有不符合”。
改進(jìn)會更好——審核員提出改進(jìn)要求，認(rèn)為對工作會有更好的作用。例如：使用模具來生產(chǎn)批量沖壓件時，質(zhì)量大綱只提出首、未件檢驗(yàn)和過程抽查的檢驗(yàn)方式，如果能100%檢驗(yàn)會更好。
以本次內(nèi)審中體現(xiàn)的：部門沒有執(zhí)行DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》，沒有違反企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，也不適用DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》規(guī)定范圍，這就是“沒有不符合”。
4. 當(dāng)受審部門不接受不符合項(xiàng)時，應(yīng)妥善處理、溝通
當(dāng)受審核方不同意審核員觀點(diǎn)時，審核組應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)條款和不符合事實(shí)，努力爭取最大共識。特別是對主管部門及專業(yè)審核時，內(nèi)審員更要避免非專業(yè)、非客觀的主觀意向指導(dǎo)，避免給工作造成不必要的損失。
5.不恰當(dāng)?shù)匾蟀捶ㄒ?guī)運(yùn)行，會造成不良后果
企業(yè)內(nèi)部裝修活動存在簡繁不一、費(fèi)用不同等情況，內(nèi)審員可能認(rèn)為存在“更好”的效果，但不能一味強(qiáng)求執(zhí)行DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》，否則會加大企業(yè)內(nèi)部裝修的運(yùn)行成本。
通常情況下，企業(yè)是否執(zhí)行DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》是由企業(yè)內(nèi)部的維修主管部門來識別、策劃。QMS主管部門應(yīng)依據(jù)ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)4.1條款關(guān)于“組織應(yīng)確定與其宗旨和戰(zhàn)略方向相關(guān)并影響其實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系預(yù)期結(jié)果的能力和各種外部和內(nèi)部因素”的要求，組織進(jìn)行外部門因素識別。再依據(jù)6.1.1條款關(guān)于“在策劃質(zhì)量管理體系時，組織應(yīng)考慮到4.1所提及的因素要求，并確定需要應(yīng)對的風(fēng)險和機(jī)遇”的要求予以考慮。依據(jù)8.1b)條款關(guān)于“組織應(yīng)通過策劃產(chǎn)品接收準(zhǔn)則實(shí)現(xiàn)對過程實(shí)施控制”的要求進(jìn)行策劃運(yùn)行。
綜上所述，企業(yè)內(nèi)審運(yùn)行不當(dāng)，會有損ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與運(yùn)行，會給一線生產(chǎn)增加不利因素。雖然是企業(yè)的內(nèi)審行為，但從外審角度來看，若對內(nèi)部審核存在的問題不能如實(shí)指出來也不行，應(yīng)依據(jù)ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)9.2.1條款關(guān)于“組織應(yīng)組織內(nèi)部審核以確認(rèn)符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)要求”的規(guī)定運(yùn)行。
若太強(qiáng)調(diào)把內(nèi)審混入其他企業(yè)管理審核，進(jìn)而弱化ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)審效果，對ISO 9001體系的運(yùn)行是不利的。
針對內(nèi)審中可能存在的不良因素或效果，筆者建議在外審活動中關(guān)注內(nèi)審活動的適宜性和規(guī)范性，以強(qiáng)化并推動ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)體系的規(guī)范性運(yùn)行。
來源：《中國認(rèn)證認(rèn)可》 2019年第1期
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